Uma coisa é certa: a gestão financeira tem um papel crucial na sustentabilidade e no crescimento de qualquer negócio. Entre as diversas práticas que asseguram a saúde financeira de uma empresa, conhecemos a conciliação bancária, uma ferramenta essencial para uma gestão financeira eficiente.

Mas, por que exatamente a conciliação bancária é tão importante e como ela pode beneficiar o seu negócio?

Continue a leitura e entenda o que é conciliação bancária e por que fazer no seu negócio!

O que é conciliação bancária de uma empresa?

A conciliação bancária é um processo essencial para a saúde financeira de uma empresa, que consiste em verificar se as entradas e saídas registradas no caixa da empresa estão em conformidade com as movimentações registradas nos extratos de suas contas bancárias.

Esse processo envolve a comparação entre os dados internos da empresa e os registros bancários para assegurar que todas as transações financeiras estão corretamente contabilizadas.

Durante a conciliação bancária, a empresa verifica despesas, pagamentos recebidos e saldo disponível, identificando possíveis discrepâncias entre o que foi planejado e o que realmente ocorreu.

Isso ajuda a garantir a precisão dos registros financeiros, detectar fraudes internas, corrigir inconsistências e assegurar um controle financeiro eficaz.

Qual a importância de uma conciliação bancária empresarial?

Dentre os principais pontos de importância da conciliação bancária empresarial estão:

Monitoramento das vendas e pagamentos

A conciliação bancária permite monitorar o dinheiro proveniente de vendas via cartão e boleto, garantindo que os valores esperados realmente entrem na conta da empresa.

Detecção de fraudes e erros

Ajuda a descobrir fraudes internas ou pagamentos não descontados, permitindo uma ação rápida para corrigir qualquer problema detectado.

Identificação de inconsistências

Permite perceber pequenas inconsistências que podem atrapalhar o negócio, como discrepâncias entre o controle interno e os registros bancários.

Redução de erros humanos

Reduz o nível de erro humano no processo de pagamento, já que as movimentações são verificadas e confirmadas.

Facilitação da comunicação contábil

Favorece a comunicação com a contabilidade, garantindo que os dados financeiros estejam sempre corretos e atualizados.

Prevenção de prejuízos

Reduz a chance de ter prejuízos inesperados ao assegurar que todas as transações financeiras estão sendo devidamente registradas e monitoradas.

Garantia de saldo confiável

Garante um saldo bancário confiável, fundamental para a tomada de decisões financeiras da empresa.

Melhora na previsão do fluxo de caixa

Melhora a previsão de fluxo de caixa, permitindo que a empresa se prepare melhor para futuros compromissos financeiros e investimentos.

Auxílio no planejamento estratégico

Auxilia no planejamento estratégico da companhia ao fornecer uma visão clara e precisa das finanças, permitindo uma melhor alocação de recursos e identificação de oportunidades de crescimento.

Como é feita a conciliação bancária de uma empresa?

A conciliação bancária de uma empresa é feita através de um processo sistemático que envolve várias etapas.

Confira abaixo o passo a passo detalhado:

1. Estabeleça a periodicidade da sua análise: defina com que frequência a conciliação bancária será realizada. Isso pode ser semanal, mensal, trimestral ou qualquer outro período adequado às necessidades e ao volume de transações da empresa;
2. Registre todas as movimentações: mantenha um registro detalhado de todas as movimentações financeiras da empresa, incluindo recibos, extratos bancários, comprovantes de pagamentos, depósitos, transferências e notas fiscais;
3. Acompanhe o saldo bancário: monitore constantemente o saldo bancário e as entradas ou retiradas de dinheiro. Certifique-se de que o controle do caixa esteja sempre atualizado e em conformidade com as transações realizadas;
4. Compare registros internos com extratos bancários: compare os registros internos da empresa com os extratos bancários. Verifique se todas as entradas e saídas registradas internamente estão refletidas no extrato bancário;
5. Identificar e investigar divergências: se houver discrepâncias entre os registros internos e os extratos bancários, identifique a origem dessas divergências. Investigue possíveis erros, pagamentos não processados, taxas bancárias inesperadas, duplicações de registro ou outras inconsistências;
6. Ajustar registros: após identificar as divergências, ajuste os registros financeiros conforme necessário. Isso pode incluir corrigir erros, registrar taxas bancárias, ajustar valores de transações e atualizar o saldo bancário;
7. Documentar o processo: mantenha uma documentação detalhada de todo o processo de conciliação bancária. Isso inclui registros de todas as transações, comparações feitas, ajustes realizados e justificativas para quaisquer discrepâncias encontradas;
8. Revisar periodicamente: revise periodicamente o processo de conciliação bancária para garantir que ele esteja sendo realizado corretamente e de forma eficiente. Faça ajustes no processo conforme necessário para melhorar a precisão e a eficácia;
9. Utilizar ferramentas adequadas: dependendo do tamanho e da complexidade da empresa, considere utilizar softwares de gestão financeira que automatizam o processo de conciliação bancária, reduzindo erros humanos e facilitando a comparação de dados.

Sempre que possível, conte com a ajuda de profissionais qualificados, como contadores, para realizar a conciliação bancária. Uma outra ideia também é contar com sistemas especializados em gestão, que vão automatizar todo o processo e te economizar tempo.

Com que frequência deve ser feita a conciliação bancária empresarial

A frequência com que a conciliação bancária empresarial deve ser feita depende da natureza do negócio e da quantidade de movimentações financeiras realizadas.

Para entender quando realizar a conciliação bancária do seu negócio, observe em qual estágio ele está como, por exemplo:

Negócios com alta rotatividade de transações

Empresas que realizam muitas transações diariamente, como lojas de varejo ou restaurantes, podem precisar fazer a conciliação bancária diariamente.

Isso ajuda a garantir que todas as transações sejam registradas corretamente e permite a rápida identificação de quaisquer discrepâncias.

Negócios com transações moderadas

Empresas que têm um volume moderado de transações, como escritórios de serviços ou pequenas empresas, podem optar por fazer a conciliação bancária semanalmente.

Esse intervalo é suficiente para manter o controle financeiro sem sobrecarregar a equipe.

Negócios com baixa rotatividade de transações

Empresas que realizam poucas transações de grande valor, como consultorias ou fornecedores de grandes contratos, podem fazer a conciliação bancária mensalmente ou trimestralmente.

A menor frequência de transações justifica um intervalo maior entre as conciliações.

Empresas sazonais

Negócios que têm períodos de alta e baixa atividade, como empresas sazonais, podem ajustar a frequência da conciliação bancária conforme a sazonalidade.

Durante os períodos de alta atividade, a conciliação pode ser mais frequente, enquanto nos períodos de menor atividade, pode ser menos frequente.

É importante ressaltar que independentemente da frequência escolhida, é essencial que a conciliação bancária seja feita de forma regular e consistente.

A regularidade na conciliação ajuda a manter as finanças da empresa em ordem, permitindo a rápida detecção e correção de quaisquer problemas.

Por que o empreendedor deve controlar as finanças do negócio?

Manter um controle rigoroso das finanças é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento.

Para o empreendedor, essa prática vai além de simplesmente registrar entradas e saídas de dinheiro. Ela é fundamental para garantir a sustentabilidade do negócio, a tomada de decisões informadas e o crescimento contínuo.

Abaixo, listamos algumas razões pelas quais o controle financeiro é crucial para o negócio:

• Um bom controle financeiro oferece uma visão detalhada das finanças da empresa, permitindo que o empreendedor saiba exatamente quanto dinheiro entra e sai. Isso facilita a identificação de áreas onde é possível cortar custos ou investir mais recursos;
• Com dados financeiros precisos, o empreendedor pode tomar decisões baseadas em fatos, e não em suposições. Isso é vital para planejar o crescimento, lançar novos produtos ou serviços e enfrentar períodos de crise com mais segurança;
• Controlar as finanças ajuda a prevenir problemas como falta de liquidez, endividamento excessivo e inadimplência. Um monitoramento constante permite a identificação precoce de quaisquer sinais de alerta, permitindo a correção rápida e eficiente;
• O controle financeiro eficaz facilita o planejamento estratégico e a previsão de fluxo de caixa. Isso ajuda a empresa a se preparar para futuros compromissos financeiros e a aproveitar oportunidades de mercado;
• Ter finanças bem organizadas aumenta a credibilidade da empresa perante investidores, parceiros e instituições financeiras. Isso pode facilitar a obtenção de investimentos e empréstimos.

Para muitos empreendedores, porém, a necessidade de financiamento adicional pode surgir em diferentes fases do negócio, seja para expandir operações, investir em novos equipamentos ou enfrentar dificuldades financeiras temporárias. Uma das opções viáveis é recorrer a um empréstimo.

Além dos empréstimos tradicionais, os empreendedores também podem considerar o crédito pessoal para Pessoa Jurídica (PJ) como uma alternativa de financiamento.

Este tipo de crédito é especialmente desenhado para atender as necessidades específicas dos negócios, oferecendo condições e vantagens que podem ser mais atrativas do que os empréstimos convencionais.

Benefícios do crédito pessoal para PJ

• Taxas de juros competitivas: muitas instituições financeiras oferecem taxas de juros mais competitivas para crédito PJ, tornando-o uma opção mais acessível;
• Flexibilidade no uso dos recursos: os recursos obtidos por meio de crédito pessoal para PJ podem ser usados de forma flexível, atendendo a diversas necessidades do negócio;
• Prazo de pagamento adequado: o crédito PJ geralmente oferece prazos de pagamento adequados à realidade do negócio, permitindo uma gestão financeira mais tranquila.

O controle financeiro eficaz e o planejamento cuidadoso são fundamentais para que o empreendedor aproveite ao máximo as vantagens do crédito pessoal para PJ, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma estratégica para promover o crescimento e a sustentabilidade do negócio.

Saiba mais sobre o crédito pessoal para PJ.